Hvad skal en presseturkontrakt indeholde?

Gratis flybilletter, femstjernede hoteller og uforglemmelige oplevelser – hvem siger nej til det? Som rejseblogger kan en pressetur (også kaldet fam trip) lyde som den ultimative drøm. Men før du pakker kameraet og hæver passet, bør du sikre dig, at kontrakten er lige så strømlinet som den nye non-stop-rute til Maldiverne.

En presseturkontrakt er nemlig mere end blot et stykke papir; det er din forsikring for, at alle parter ved, hvad der forventes – både før, under og efter rejsen. Uden klare aftaler risikerer du alt fra kreative slagsmål om billedrettigheder til ubehagelige overraskelser på kreditkortet.

I denne guide dykker vi ned i de fire vigtigste elementer i en solid presseturkontrakt – fra parter og formål til rettigheder, økonomi og GDPR. Uanset om du er ny i rejseblogger-gamet eller har flere pasfyldte sider end Marco Polo, vil du få konkrete fifs, tjeklister og faldgruber, du bør undgå.

Så spænd sikkerhedsbæltet, fyld kaffekoppen op, og lad os lande den kontrakt, der får både dig og din samarbejdspartner til at klappe i hænderne. God læselyst!

Parter, formål og rammer

I en presseturkontrakt skal det være krystalklart, hvem der indgår aftalen:

2. Formål og målgruppe

• Beskriv kampagnens overordnede formål – fx at øge kendskabet til region X som bæredygtig vinterdestination.
• Definér den målgruppe, indholdet skal ramme (alder, interesser, geografi). Det hjælper begge parter med at styre tone og vinkling.
• Angiv nøglebudskaber allerede her, så forventningerne er synlige fra start.

3. Rejsedatoer og overordnet program

Kontrakten bør indeholde en kortfattet rejse‐tidslinje:

1. Dato og klokkeslæt for afrejse/hjemkomst.
2. Beskrivelse af hovedaktiviteter dag for dag – gerne i punktopstilling.
3. Events med obligatorisk tilstedeværelse markeres tydeligt.
4. Plads til “fri research-tid”, hvis relevant.

4. Kontaktpersoner & presseteknik

• 24/7-kontaktliste med ansvarlige for logistik, indhold og nødsituationer.
• Eventuelle krav om akkreditering, pressekort eller badges, og hvem der sørger for dem.
• Specielle adgangstilladelser (fx backstage, nationalparker) og hvordan de udstedes.

5. Logistik og praktiske detaljer

For at undgå misforståelser bør følgende specificeres:

• Flybilletter: klasse, bagageregler, fleksible billetter?
• Transfers: privat shuttle, tog, leje­bil – hvem bestiller og betaler?
• Overnatning: hotelnavn, kategori, inkluderede måltider og wifi.
• Eventuelle specialbehov (allergier, handicapservice) aftales skriftligt.

6. Forsikring, visum & lovpligtige krav

• Er deltageren dækket af arrangørens rejse-, ansvar- og ulykkesforsikring, eller skal vedkommende selv tegne?
• Visum- og paskrav: Hvem håndterer ansøgninger og omkostninger?
• Krav til COVID-19-dokumentation eller øvrige sundheds­certifikater, hvis aktuelt.

7. Professionel adfærd & sikkerhed

En pressetur er ikke ferie-det er en erhvervsrejse. Kontrakten bør derfor beskrive:

• Adfærdskodeks: respekt for kultur, miljø og andre deltagere.
• Sikkerhedsregler: fx krav om hjelm ved cykelaktiviteter, alkoholfri deltagelse i visse programpunkter.
• Konsekvenser ved brud på reglerne (afkortning af tur, hjemsendelse, økonomisk ansvar).

Leverancer og forventninger til indhold

For at undgå misforståelser – og for at sikre, at både destinationen og rejsebloggeren får den ønskede værdi ud af samarbejdet – bør kontrakten beskrive alle leverancer og forventninger til indhold ned til mindste detalje. Nedenfor finder du de vigtigste punkter, som med fordel kan struktureres i kontrakten.

1. Leverancetyper og -antal

2. Kanaler, formater og vinkler

1. Kanaler: Blog, Instagram, Facebook, TikTok, Pinterest samt evt. YouTube/Podcasts.
2. Formater: Tekst, foto, short-form video, stories, karuseller, long-form video.
3. Vinkler: Skal kontrakten prædefinere vinkler (fx “bæredygtige oplevelser”, “lokale madoplevelser”), eller har bloggeren fuld redaktionel frihed? Angiv gerne nøglebudskaber, fx:
• Fremhæv destinationens nye cykelruter.
• Fokus på off-season rejsetidspunkter.

3. Hashtags, mentions og tagging

Kontrakten bør opliste:

• Obligatoriske hashtags (#VisitX, #GoGreenCity) og evt. lokale kampagne­hashtags.
• Obligatoriske @mentions af destinationskonto, samarbejdspartnere og sponsorer.
• Placering af tags (i billede, første kommentar, story-stickers m.m.).

4. Tracking & utm

Hvis der arbejdes med målstyring, skal kontrakten beskrive:

• Anvendte UTM-parametre og linkforkortere (Bitly, Rebrandly).
• Hvornår de skal indsættes (i alle bloglinks / kun første SoMe-post).
• Om destinationen lægger pixels/cookies på bloggerens site (GDPR-afsnit).

5. Deadlines og publiceringsplan

Angiv faste datoer eller relative frister (fx “inden for 72 timer efter aktivitet X”).

• Pre-trip: Teaser-post 48 timer før afrejse.
• On-trip: Minimum én story om dagen.
• Post-trip: Færdigt blogindlæg senest 14 dage efter hjemkomst.

6. Godkendelsesproces

1. Faktatjek: Partner får 48 timer til at tjekke fakta/navne.
2. Redaktionel frihed: Skribenten beholder retten til vinkel og tone.
3. Antal korrekturrunder: Maks. én, med mindre der er faktuelle fejl.

7. Reklamemarkering & linkpolitik

• Alle sponsorerede indlæg skal markeres i toppen med “Annoncesamarbejde” i overensstemmelse med Markedsføringsloven.
• Betalte links sættes som rel="sponsored" eller nofollow, afhængigt af aftale.
• Fortæl, hvordan disclosure håndteres på Instagram (fx via betalt partnerskab-tagget).

8. Rapportering & kpi’er

Definér, hvilke nøgletal der rapporteres – og hvornår:

Med en klar, skriftlig aftale om ovenstående punkter minimeres risikoen for uenigheder og sikres, at både blogger og partner får maksimal værdi – målt, dokumenteret og leveret i rette kvalitet til rette tid.

Rettigheder, licenser og data

I dansk ret gælder ophavsretsloven: Den der skaber værket – tekst, foto, video, lyd – er automatisk ophavsmand. Kontrakten bør derfor entydigt angive:

• Primært ejerskab: Er det bloggeren/mediet, der fortsat ejer materialet, eller overdrages ejerskabet helt eller delvist til destinationen/PR-bureauet?
• Omfanget af overdragelsen: Er der tale om fuld overdragelse (”work for hire”) eller blot en tids- og kanalbegrænset licens?
• Retten til at sælge videre: Må indholdet viderelicenseres til tredjemand (fx sponsorer eller hotelkæder)?

2. Licens til partneren

3. Kreditering & brand-mentions

• Definér præcis formulering: © Rejseblogger.dk / Fotograf: Navn.
• Placering: I hjørnet af billedet, i metadata eller i den redaktionelle copy?
• SoMe: Aftal @tag og #hashtag ved repost på partnerens kanaler.

4. Brug i annoncering & afledte værker

Partneren kan have behov for at bruge materialet i betalte kampagner, brochurer eller på messer. Hvis det er tilfældet, bør kontrakten specificere:

1. Hvilke medier (print, display-ads, OOH, native).
2. Eventuel ekstra kompensation ved betalt distribution.
3. Retten til at ændre/videomanipulere: Color-grading, tekst-overlays, voice-over osv.

5. Ændringer & godkendelsesflow

• Faktatjek: Partneren kan kræve pre-view til faktuelle rettelser.
• Redaktionel frihed: Bloggeren bør forbeholde sig retten til den endelige tone og vinkel.
• Tidsfrister: Angiv hvor mange arbejdsdage hver part har til feedback.

6. Adgang til råmateriale

Nogle destinationer ønsker RAW-filer eller ubearbejdet video. Aftal:

• Om det leveres, og i givet fald hvordan (hard-drive, cloud, link).
• Rettigheder og datastørrelse: Må parten selv redigere og genudgive?

7. Model- & location releases

Indhold med genkendelige personer eller private steder kræver samtykke:

• Klare formularer på det lokale sprog.
• Ansvarsfordeling: Hvem indsamler og gemmer tilladelserne?
• Opbevaringsperiode i henhold til GDPR.

8. Citat- & billedtilladelser fra tredjemand

Låner du arkivfotos, stockmusik eller citater, så medtag:

• Dokumentation for licenser fra rettighedshaver.
• Krævede krediteringer i sluttekster/billedtekst.

9. Data, målinger & gdpr

• Deling af performance-data: Hvilke metrics (visninger, klik, engagement) og i hvilket format (csv, PDF) leveres til partneren?
• Pixels & cookies: Skal partneren have mulighed for at installere tracking på bloggerens site? Aftal cookie-banner-tekster og levetid.
• Databehandleraftale (DPA): Hvis persondata behandles på partnerens vegne (fx e-mail-sign-ups), skal der foreligge en skriftlig DPA.
• Sletning & opbevaring: Hvornår anonymiseres eller slettes data?

10. Opsummerende tjekliste

1. Fastslå, hvem der ejer indholdet efter turen.
2. Definér licensens varighed, territorium og kanaler.
3. Aftal kreditering, godkendelsesflow og ændringsret.
4. Sørg for releases til personer og locations.
5. Afstem annoncerings-brug og evt. ekstra honorar.
6. Indgå klare GDPR- og data-aftaler inkl. DPA.

Økonomi, udgifter og juridiske vilkår

2. Honorar, per diem og andre penge­strømme

• Fast honorar: Angiv beløb, valuta, betalingsbetingelser (f.eks. 14 dage netto), samt hvad honoraret dækker af leverancer.
• Per diem (dagpenge): Skal dække måltider uden for programmet og småudgifter. Fast sats eller statens takster?
• Performance-bonus: Hvis der aftales KPI’er (sidevisninger, reach, video views), bør bonusmodel beskrives tydeligt.

3. Ekstraudgifter & godtgørelse

Indsæt en “pre-approval”-procedure, så begge parter ved, hvad der kræver forudgående godkendelse:

1. Gem kvitteringer – gerne i PDF/JPG-format.
2. Angiv tidsfrist for indsendelse (fx senest 10 dage efter hjemkomst).
3. Partneren refunderer via bankoverførsel, MobilePay Business eller kreditnota.

4. Fakturering & skatter

• Faktura skal udstedes til korrekt juridisk enhed (CVR-nr., EAN, VAT-nr.).
• Moms: Er turen “kultur-/medieydelse” eller “rejseydelse”? Angiv sats (0 % ved udenlandsk kunde, 25 % indenlandsk).
• Rejserelaterede naturalieydelser er skattepligtige – kontrakten bør redegøre for, hvem der indberetter til SKAT.

5. Aflysning, ændringer & force majeure

Indsæt klare rammer:

• Aflysning fra partners side: partner dækker dokumenterede udgifter og evt. allerede leveret arbejde.
• Aflysning fra bloggers side: godtgørelse af allerede købte billetter, med mindre force majeure foreligger.
• Force majeure: Naturkatastrofer, strejker, epidemier – ingen part kan holdes ansvarlig, men begge parter forsøger at minimere tab.

6. Ansvar, forsikring & erstatning

• Personskade: Partner har ingen erstatningspligt ud over lovpligtig ansvarsforsikring, medmindre grov uagtsomhed kan påvises.
• Eget udstyr: Blogger bærer risikoen – evt. krav om all-risk-forsikring på foto/video-gear.
• Indirekte tab: Ingen part hæfter for driftstab, avance­tab, datatab osv.

7. Eksklusivitet & konkurrenceklausuler

Skal bloggeren ikke samarbejde med konkurrerende destinationer eller brands i en given periode (fx 30-90 dage)? Angiv:

1. Geografisk område.
2. Tidsmæssig udstrækning.
3. Hvilke ydelser der omfattes (blog, SoMe, nyhedsbrev).

8. Fortrolighed

Parterne må ikke dele:

• Ikke-offentliggjort rejseprogram, priser og samarbejdsvilkår.
• Proprietære kampagne-data, analytics og budgetter.

NDA kan vedlægges som bilag.

9. Lovvalg & værneting

Angiv hvilket lands lovgivning, der gælder (typisk dansk ret) og hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent (fx Københavns Byret). For internationale partnere vælg neutral instans – ICC eller UNCITRAL.

10. Bæredygtigheds- & adfærdspolitikker

• CO₂-aftryk: Skal der kompenseres? Angiv evt. partnerens klimafond.
• Dyrevelfærd: Ingen aktiviteter med vilde dyr i fangenskab.
• Diversitet & inclusivity: Bloggeren skal respektere lokale skikke og følge anti-diskriminations-politikker.
• Kodeks for influencer-adfærd: Ingen upassende sprogbrug, alkohol­promovering rettet mod mindreårige eller hen­holdsvis politiske udsagn der kan skade partneren.

En detaljeret Økonomi-, udgifts- og juridisk sektion som ovenstående minimerer risiko, fjerner ubehagelige overraskelser og danner grundlaget for et gnidningsfrit pressetursamarbejde – til gavn for både destination og blogger.